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忘年会の幹事が初めてでもここ読めばやり方のコツが簡単にわかる

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今年も残りわずか、忘年会の季節が近付いてきました。

順番がまわってきて幹事になった人

または、新人社員だから任せられたという人も多いと思います。

ちょっと不安ですよね。安心してください。

幹事が初めてでも、コツや当日の流れ、案内メールの書き方を知っていれば簡単にできます。

社会人になってから培ったスキルを生かして、職場のみんなが満足いく宴会を開き、忘年会を成功させましょう。

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忘年会幹事が初めて人

忘年会や花見などの幹事は若手が選ばれますね。入社一年目の役割になっている会社もあるでしょう。

『次の忘年会、幹事できる?』

という感じでいきなり感じなる場合もあります。友達同士の集まりと違い会社の忘年会では挨拶や一連の流れがあります。

でも、心配はいりません。初めての幹事でも、しっかり計画を立てて、決めた内容を実行すれば忘年会は成功するでしょう。

職場の皆さんが納得いった忘年会が開かれることで、あなたの信頼度もグっと上がります!

忘年会の幹事が準備で抑える2つのポイント

  • 1.日時
  • 2.お店選び
1.日時
準備で最初の作業が日時の決定です。流れとしては、日時を決定してからお店選びになります。

職場のみんなが参加できそうな日をピックアップし、いつ開催するかを決めます。上司のスケジュールを優先させて、できるだけ多くの人が参加できる日を選び、参加対象者へメールで連絡をしましょう。あらかじめ上司の参加を確認してからメールを発信すると上手くいきます。

開始時間
開催日が決まったら次は開始時間を決めます。あなたの職場の宴会は、いつも何時からはじめているかをリサーチしてみてください。

2.お店選び
次はお店選びになります。忘年会の幹事として最も重要なのがこのお店選びです。宴会の場所を決めるときは年齢層男女の割合好みの食べものや飲みもの会費アレルギー有無の5つを考慮します。

年齢層
年代によって食事の好みが分かれるので、同僚や先輩に過去に行ったお店の傾向を掴んでください。

男女の割合
メインの食べ物を何にするかというときに年代も気にしますが、男女の割合も考えます。

好みの食べもの、飲みもの
食べものはメインを決めて、飲みものは種類が豊富だとみんなに喜ばれます。

会費
飲み放題付で4,000円〜6,000円が一般的なコースで少し豪華ならば、料金6000円〜10000円です。※過去忘年会の会費を参考にしましょう。

食物アレルギーの有無
アレルギーや食べれないメニューを把握しておおけば、事前にお店で対応もできます。

チェック
もし、知らないお店を選択するのであれば下見をしてみましょう。

下見で確認すべき項目

  1. 店長や店員の応対
  2. トイレは清潔か
  3. 個室があるか
  4. 周りのお客さんとの距離
  5. 駅からの距離や分かりやすい場所か

※知らないお店にいきなりいきなり行くのはかなり不安になります。なので、はじめてのお店は下見したほうが安心するのでおすすめです。

忘年会の日時とお店が決まり、連絡が終われば幹事の仕事は8割終了みたいなものです。あとの2割は当日の進行です。

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忘年会幹事のコツ

忘年会幹事のコツは『忘年会の流れを知る』です。

当日の進行を決めます。

  1. 開始の挨拶(幹事)
  2. 乾杯の挨拶
  3. ゲームや余興の有無
  4. 中締めの挨拶
  5. 会計

実際の会場をイメージして、時間の流れを把握します。

挨拶は、事前にお願いをしておきます。(当日のお願いは良くありません)

会費の集金方法も事前に決めます。会社で集めるか、忘年会の前に集めるのが良いです。会社により様々ですが、上司が多めに払う分は後日精算になります。おつりにも対応できるように銀行で両替して準備をします。お店に両替のお願いは迷惑になるので、気をつけましょう。

当日の進行について
幹事は、堂々としておけばOKです。職場の方々も1度は幹事を経験しているので、あなたの気持ちがわかります。緊張していて上手くしゃべれてなくても、何も気にしないでください。

忘年会当日の流れ

【設定】宴会は19:00~21:00の2時間

18:40~18:45
開始の15~20分前にまでには確実にお店へ行きます。開始時間前にお店にお願いして飲み物を用意してもらいます。

18:40~19:00
あらかじめ会費を集めます。誰にもらったかをわかりやすくするためチェックリストの紙を用意しておきます。人数が多いときは、事前に会社で預かったほうが楽です。

19:00
開始時間になったら、全員揃っていなくても始めます。

幹事の挨拶
乾杯の挨拶(事前にお願いしている上司)

19:40前後
新人の挨拶や芸など

20:45~21:00
中締めの挨拶(事前にお願いしている上司)

中締めの前に会計を済ませるか、終わってから会計を済ませましょう。

幹事は、忘れ物がないか、飲みすぎている人がいないかを確認して最後にお店にを出ましょう。

忘年会幹事の進行

最初の挨拶
皆様、本日はお集まりいただきありがとうございます。早速ですが、忘年会をはじめたいと思います。

乾杯の挨拶

それでは、乾杯の音頭を青山課長にお願いしたいと思います。

締めの挨拶

縁もたけなわで恐縮ですが、閉会のお時間が迫っていますので、この辺りで高橋係長から締めのご挨拶をお願いしたいと思います。高橋係長お願いします。

忘年会の幹事は、参加者全員が楽しい時間を過ごせるように、飲み物や料理が来ているか?一人になっている人がいなか?周りを気にしておきましょう。
また、お店に迷惑になっていないか(騒ぎ過ぎていないか)も気をつけてください。

忘年会幹事の案内メール

件名:技術開発部 忘年会のご案内

技術開発部の皆さま

お疲れ様です。

今年も残すところわずかとなり、毎年恒例の忘年会を下記の通り開催いたします。

年末のお忙しい時期ではありますが、部署の親睦をはかりたいと存じます。

是非ご参加ください。

忘年会
日時:12/15(金)19時~21時
場所:〇〇〇〇 お店のリンクなど
会費:5000円
連絡先:777-7777-7777

出欠の連絡は、12/1(金)までにお知らせください。

どうぞよろしくお願いいたします。

技術開発部:鈴木

忘年会幹事のまとめ

さいごに

幹事を任せられて、不安の気持ちがあると思います。

けれども、ピンチはチャンスという言葉の通り、あなたを見てもらう大切な時間を生かして行きましょう。

忘年会の成功は、あなたの評価を必ず上げます。ちなみに、一生懸命やれば失敗なんてありません。すべてが経験なのです。無事に忘年会を終わらせて、良い年をお迎えください。

  • この記事を書いた人

リュウス

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